Légalisation de documents export : Facture, certificat d'origine ...
| L’activité d’exportation engendre une chaîne de formalités administratives, parmi lesquelles la légalisation de documents. Visa-en-ligne.com est un prestataire spécialisé dans la légalisation de documents destinés à l'exportation. |
Avec les bonnes informations, cette étape vous permettra d'authentifier sereinement vos documents à l'export. Voici l’essentiel à retenir concernant l’authentification de vos documents destinés à l’exportation.
Comprendre la légalisation de documents export
La législation de document export répond aussi au nom de certification matérielle de signature, mais quelle est sa finalité.
En quoi consiste la légalisation de documents export ?
La légalisation est une mesure administrative d’authentification des documents export. Elle désigne la reconnaissance de la signature apposée sur le document. L’opération atteste ainsi de la signature et de la qualité du signataire.
La certification matérielle de signature fournit également la preuve de l’authenticité des actes et des documents export. Elle accélère ainsi leur admission dans le pays importateur.
A quoi sert la légalisation de documents export ?
La législation de documents export s’inscrit dans les formalités administratives d’exportation. En plus d’attester de la véracité d’une signature, elle apporte d’autres éléments d’information : la fonction ainsi que l’autorité du signataire et l’identité du sceau ou du timbre.
Quels documents légaliser lors d’une exportation ?
Lors d’une exportation, doivent être légalisés les documents qui relèvent d’une opération commerciale : la facture export, le certificat d’origine et les attestations diverses.
La facture export
Indispensable pour les ventes entres professionnels, la facture à l’export consiste en un document comptable qui énumère les conditions de vente de biens et de services. En l’absence d’un contrat, elle matérialise aussi l’accord entre les parties prenantes. Elle liste les déclarations d’exportation, les titres de transport, la valeur en douane…
La légalisation d’une facture à l’export garantit l’authenticité et la conformité du document.
Le certificat d'origine
Le certificat d’origine prouve l’origine d’une marchandise. Le document est une exigence douanière, commerciale ou étrangère. Son objectif est d’identifier les marchandises ainsi que leur fournisseur (une autorité ou un organisme). Il certifie également le pays ou le groupe de pays d’origine des marchandises.
Egalement connu sous le nom de certificat d’origine non préférentielle, le certificat d’origine détermine les droits et les taxes, la règlementation et les mesures commerciales applicables à la marchandise, à défaut de régime préférentiel.
L’origine d’une marchandise porte souvent à confusion avec la provenance de la marchandise. La nationalité économique ou l’origine de la marchandise désigne le lieu où elle a été récupérée et où la dernière ouvraison ou la dernière transformation a été effectuée. La provenance fait référence au pays de naissance de la marchandise.
Le CLV et le carnet de passage en ATA
Doivent aussi être légalisés les Certificats de Libre Vente (CLV) et le carnet de passage en ATA. Le certificat de libre vente ou le free sale certificate est un certificat attestant de la libre circulation d’une marchandise sur le territoire douanier d’un pays. Il s’applique à l’exportation de médications, de dispositifs médicaux et de matières premières à usage médical. Le CLV sert également de preuve de la conformité de la marchandise aux règles du territoire douanier. Il se rapproche ainsi d’un gage de qualité et d’une garantie de sécurité.
Le carnet de passage en ATA permet la libre circulation des marchandises et leur admission temporaire. Il découle du système ATA (combinaison de Administration temporaire et de Temporary admission). Il autorise l’importation et la réexporation de marchandises non-destinées à la vente et en suspension de droit de douane ou de taxe.
Quels sont les organismes de légalisation de documents export ?
Les CCI (Chambres de Commerce et d’Industrie), le MAE (Ministère des Affaires Etrangères), la chambre de commerce franco-arabe et le consulat sont habilités à légaliser les documents export.
Les CCI ou Chambres de Commerce et d’Industrie
Les CCI légalisent les documents commerciaux rédigés sous seing privé et destinés à la production étrangère. Ils ne légalisent que la signature du représentant d’une entité privée. En d’autres termes, ils ne peuvent certifier les signatures de personnes rattachées à des organismes publics. Peuvent être légalisés par les CCI : le certificat d’origine, les attestations, la facture…
Le ministère des Affaires Etrangères
Le Ministère des Affaires Etrangères figure parmi les autorités compétences à même de légaliser un document export.
Une double légalisation s’impose dans le cadre d’une exportation sur le sol européen. La première se passe au Bureau des légalisations du Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères. La seconde se déroule à la représentation diplomatique ou consulaire en France du pays de provenance de la marchandise.
Le Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères accepte uniquement les documents conformes aux règlementations. Par conséquent, les actes à légaliser comportent une adresse complète en France et une signature originale d’une autorité publique française (ainsi que le nom et la qualité du signataire). Le document est aussi présenté en originale ou en une copie certifiée conforme.
La chambre de commerce franco arabe
La légalisation auprès de la chambre de commerce franco-arabe prend la relève lors d’une exportation vers un pays arabe. Peuvent être légalisés : le certificat d’origine, la facture commerciale, l’attestation de transport, l’attestation de fournisseur, l’attestation d’analyses, l’attestation phytosanitaire, l’attestation sanitaire, l’attestation halal, l’attestation d’exportation et dioxine et la liste de colisage (exigée par le Koweït).
Avant la légalisation auprès de la chambre de commerce franco-arabe, visez au préalable vos documents auprès de la CCI française dont dépend l’entreprise exportatrice.
Le consulat du pays concernés
Le consulat du pays concernés peut aussi légaliser les documents export. Le représentant diplomatique est à même de certifier : les signatures, les actes ou les diplômes français et les copies certifiées conformes. En règle générale, les demandes de certification se font sur rendez-vous.
Qu’en-est-il de l’apostille ?
Pour la petite histoire, plusieurs pays ont signé en 1961 la Convention de la Haye, aussi connue sous le nom de la Convention Apostille. Le traité a pour principe de raccourcir les procédures d’authentification des documents à une simple formalité : l’émission de l’apostille. Cette dernière consiste ainsi en un certificat d’authentification de l’origine d’un acte public.
La démarche pour apostiller un document requiert un passage à la cour d’appel du lieu d’émission des documents présentés. Vous pouvez aussi effectuer les procédures par correspondance.